​​​​Edgar Enrique Vilca Romero

EXPEDIENTE DE CONTRATACIONES

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EXPEDIENTE.-  Un expediente es un instrumento de la administración pública que generalmente está vinculada, a las actuaciones de órganos, funcionarios, o servidores públicos en razón del ejercicio de la competencia; en razón de ello su finalidad es afrontar las acciones de control demostrando eficiencia y ampliación de derecho en las decisiones y que involucran el derecho y las obligaciones de terceros y la responsabilidad de los que emitieron actos administrativos en el ámbito de la administración, teniendo presente el Artículo 153° de la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

 

Según la Opinión N° 127-2009/DTN, en su ítem 2.1. indica: “En primer lugar. Cabe señalar que el artículo 7° de la Ley dispone que la Entidad llevara un expediente de contratación que contendrá las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato. Al respecto, debe indicase que las contrataciones que regulan la ley y su reglamento se desarrollan observando ciertas etapas que, para efectos explicativos, podemos agrupar en tres grandes fases: 1) Fase de Programación y Actos Preparatorios, que comprende: i) la definición de necesidades y la aprobación del respectivo Plan Anual de contrataciones; ii) la realización de un estudio de posibilidades que ofrece el mercado y la determinación del tipo de proceso de selección a convocarse; iii) la designación del comité especial encargado de llevar a cabo la contratación; y iv) la elaboración y aprobación de las bases del proceso de selección; 2) Fase de Selección, que se desarrolla en ocho etapas: i) convocatoria; ii) registro de participantes; iii) formulación y absolución de consultas; iv) formulación y absolución de observaciones; v) integración de Bases; vi) presentación de propuestas; vii) calificación y evaluación de propuestas; y viii) otorgamiento de la buena pro; y 3) Fase de Ejecución Contractual, que comprende desde la celebración del contrato respectivo hasta la conformidad y pago de las prestaciones ejecutadas, en el caso de los contratos de bienes y servicios, y con la liquidación y pago correspondiente, tratándose de contratos de ejecución o consultoría de obras”

 

El Proceso de Selección debe estar incluido en el Plan Anual como un requisito esencial para su convocatoria, bajo sanción de nulidad. Pero además debe contarse con el Expediente de Contratación debidamente aprobado por el funcionario con competencia dentro de la organización interna de la Entidad. Estando constituido, para su aprobación, por un conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación; en resumen su contenido de acuerdo con la normativa es el siguiente:

• Decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato

• Características Técnicas y/o Términos de Referencia y/o RequerimientosTécnicos Mínimos

• El Valor Referencial del área usuaria

• La Disponibilidad Presupuestal y su fuente de financiamiento

• Tipo de Proceso de Selección

• Modalidad de Selección

• Estudio de Posibilidad que Ofrece el Mercado

• Sistema y la modalidad de Contratación

• En caso de concurso oferta se debe anexar el estudio de pre inversióne informe técnico que sustento la declaratoria de viabilidad (SIP) obviándose el expediente técnico

• Después de Aprobado el Expediente de contrataciones por el funcionario encargado se incorporan todas las actuaciones hasta la culminación del contrato. Pudiendo ser:

  • Documentos de gestión relacionados con la designación del comité especial

  • Documentos de las actuaciones administrativas relacionadas con las bases administrativas

  • Documentos de gestión relacionados con el proceso de selección: incluyendo ofertas no ganadoras y ganadora

  • Documento que conforma el contrato (requisitos previos a la firma del contrato)

  • Documentos administrativos durante el proceso contractual

  • Documentos relacionado con la culminación de contrato

 

De acuerdo con el Artículo 7º EXPEDIENTE DE CONTRATACION de la LCE establece: “La Entidad llevará un Expediente de Contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca el Reglamento.”, del que se desprende dos puntos, del contenido del mismo y el responsable de custodia de dicho documento.

 

De acuerdo con el Artículo 42º CULMINACION DEL CONTRATO de la LCE, en su último párrafo indica: “ El Expediente de contratación se cerrara con la culminación del contrato”, teniendo claro el periodo que debe estar debidamente conjugado todos los documentos que consta el Expediente de Contrataciones.

 

Según el Artículo 10º del RLCE establece:

“ARTÍCULO 10º EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho Expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.

(…)

Tratándose de obras, se adjuntará el Expediente Técnico respectivo y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública. En la modalidad de concurso oferta no se requerirá el Expediente Técnico, debiéndose anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública.

(…)

Una vez aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe entenderse por ofertas no ganadoras aquellas que fueron admitidas y a las que no se les otorgó la Buena Pro.

El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna.(…)”

 

Según el Artículo86º CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN POR ENCARGO del RLCEestablece:

“Por razones económicas o de especialidad en el objeto de la convocatoria, una Entidad podrá encargar a otra Entidad pública o privada, nacional o internacional u organismos internacionales, mediante convenio interinstitucional, la realización del proceso de selección que aquélla requiera para la contratación de bienes, servicios y obras, previo informe técnico legal que sustente la necesidad y viabilidad del Encargo, el mismo que será aprobado por el Titular de la Entidad.

La aprobación del Expediente de Contratación y de las Bases será competencia de la Entidad encargante.”